Dalam era digital saat ini, pengelolaan informasi dan data menjadi salah satu aspek krusial yang menentukan keberhasilan operasional perusahaan. Hal ini disadari benar oleh dua mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Muhamad Salwarud dan Raafa Syahidul Haq Irsi, yang mengembangkan sebuah sistem manajemen barang berbasis web di PT Ruhama Berkah Mandiri sebagai bagian dari kegiatan kerja praktik mereka.
PT Ruhama Berkah Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang event organizer, training provider, consulting, dan outbound melalui unit usaha Ruberman Organizer. Dalam operasionalnya, perusahaan ini sangat bergantung pada ketersediaan barang logistik seperti kursi, panggung, alat permainan, dan sebagainya. Namun, selama ini pengelolaan barang dilakukan secara manual, yang tidak jarang menyebabkan kesalahan pencatatan dan pemborosan akibat pembelian barang yang sebenarnya masih tersedia.
Kegiatan kerja praktik ini dilaksanakan pada tahun 2025, dan dirancang untuk menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi perusahaan. Sistem berbasis web yang dikembangkan oleh mahasiswa Unpam ini dibangun menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall, yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, serta uji coba. Seluruh tahapan tersebut dijalankan secara sistematis dan terdokumentasi dengan baik.
Sistem yang dikembangkan memiliki berbagai fitur unggulan seperti pencatatan barang masuk dan keluar, pelacakan jumlah stok, serta pengelolaan akun admin. Sistem ini dirancang agar dapat menampilkan data secara real-time sehingga tim logistik dapat mengetahui kondisi terkini ketersediaan barang. Fitur ekspor data ke dalam format PDF dan Excel juga ditambahkan untuk mempermudah proses pelaporan dan audit internal perusahaan.
Dalam pelaksanaan kegiatan ini, mahasiswa melakukan observasi langsung ke lapangan, wawancara dengan karyawan PT Ruhama, serta studi pustaka untuk menyusun fondasi teori yang kuat. Proses observasi mencakup analisis alur distribusi barang selama pelaksanaan event, termasuk bagaimana data barang dicatat sebelum dan sesudah digunakan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan data simulasi untuk memastikan seluruh fitur berfungsi sebagaimana mestinya. Dari hasil uji coba, diketahui bahwa sistem mampu memperbarui stok secara otomatis berdasarkan transaksi barang masuk dan keluar. Proses pencatatan dapat dilakukan dengan mudah melalui antarmuka yang user-friendly dan didesain responsif agar bisa diakses dari berbagai perangkat, termasuk mobile.
Selain pengelolaan barang, sistem ini juga mendukung manajemen admin. Admin utama dapat menambahkan atau menghapus pengguna lain, serta mengatur hak akses pengguna. Dengan sistem ini, keamanan data menjadi lebih terjamin karena hanya pengguna yang terverifikasi yang bisa mengakses fitur-fitur tertentu. Hal ini sangat penting mengingat sistem digunakan untuk mendukung operasional harian perusahaan.
Salah satu hal yang menjadi sorotan dalam kegiatan ini adalah penggunaan pendekatan normalisasi dalam desain basis data, yang memungkinkan struktur penyimpanan data menjadi lebih efisien dan terstruktur. Hal ini membantu dalam mengurangi duplikasi data serta mempermudah pengembangan sistem di masa depan. Diagram UML seperti Use Case, Activity Diagram, dan Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan proses dan alur sistem secara detail.
Para mahasiswa juga merancang halaman antarmuka pengguna (user interface) seperti halaman login, dashboard, barang masuk, barang keluar, dan manajemen admin dengan desain yang intuitif dan modern. Dalam pengujian, tampilan ini terbukti memudahkan pengguna dalam memahami alur kerja sistem meski belum memiliki latar belakang teknis yang kuat.
Pencapaian dalam kegiatan kerja praktik ini tidak hanya memberikan manfaat nyata bagi PT Ruhama Berkah Mandiri, tetapi juga menjadi pengalaman berharga bagi mahasiswa dalam menerapkan teori yang dipelajari selama kuliah ke dalam praktik nyata. Proyek ini menunjukkan pentingnya kolaborasi antara dunia akademik dan industri dalam menghasilkan solusi teknologi yang relevan dan berkelanjutan.
Dengan dilaksanakannya proyek ini, diharapkan perusahaan dapat terus mengembangkan dan memperluas penggunaan sistem untuk manajemen barang dalam berbagai skala event. Sistem ini bukan hanya bermanfaat untuk efisiensi operasional, tetapi juga menjadi pondasi digitalisasi internal yang mendorong pertumbuhan berkelanjutan. Sistem dapat menjadi model penerapan teknologi di sektor event organizer lainnya yang memiliki kebutuhan serupa. Selain itu, sistem ini mendukung upaya keberlanjutan lingkungan dengan mengurangi pembelian barang secara berlebihan dan mengefisienkan penggunaan sumber daya.
