Tangerang Selatan, 26 Juni 2025 – Menjawab tantangan manajemen kehadiran yang masih dilakukan secara manual di berbagai sekolah, tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang merancang dan mengimplementasikan sistem absensi digital berbasis web dengan integrasi QR Code di SMP PGRI 371 Pondok Aren. Proyek ini merupakan bagian dari kegiatan Kerja Praktek (KP) mahasiswa semester genap tahun akademik 2024/2025.
Dalam proyek ini, mahasiswa mengembangkan sistem absensi yang menggantikan metode konvensional berbasis kertas yang rentan terhadap kesalahan pencatatan, manipulasi data, dan lambannya proses rekapitulasi. Dengan sistem baru ini, siswa cukup melakukan scan QR Code yang unik untuk mencatat kehadiran mereka.
Sistem absensi berbasis web ini dibangun menggunakan kombinasi teknologi HTML, PHP, MySQL, dan platform XAMPP, serta diimplementasikan di lingkungan sekolah dengan pendekatan praktis dan berorientasi pengguna. Proyek ini mengadopsi metode Waterfall, mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan, pengembangan, pengujian, hingga implementasi akhir.
Proyek ini diinisiasi oleh tiga mahasiswa Unpam, yaitu Faruq Saifullah (221011401090), Muhammad Fatih Iqbal (221011401096), dan Roxi Ivansyah Hardianto (221011401100), yang dibimbing oleh dosen pembimbing Ibu Ria Ester, S.Kom., M.Kom. Dukungan aktif juga diberikan oleh Bapak Sukardi, S.Pd., M.M., selaku Kepala Sekolah SMP PGRI 371 Pondok Aren.
Keterlibatan pihak sekolah sangat intensif sejak awal. Mulai dari pemberian izin hingga pengumpulan kebutuhan pengguna dan tahap uji coba sistem, kolaborasi erat antara mahasiswa dan sekolah menjadikan hasil proyek ini relevan dan aplikatif.
Seluruh kegiatan kerja praktik dilakukan di SMP PGRI 371 Pondok Aren, berlokasi di Jl. Puskesmas No.55, Pd. Aren, Kota Tangerang Selatan. Proyek berlangsung dari April hingga Juni 2025, mencakup proses identifikasi permasalahan, analisa sistem, desain antarmuka, implementasi website, hingga proses pelatihan dan penyerahan sistem ke pihak sekolah.
Sistem absensi manual yang digunakan sebelumnya menimbulkan banyak kendala. Selain proses yang lambat dan rawan kesalahan, sistem tersebut juga tidak menyediakan informasi secara real-time bagi guru maupun orang tua siswa.
Dengan hadirnya sistem digital ini, proses absensi menjadi otomatis dan akurat. Guru cukup melakukan login, memindai QR Code milik siswa, dan sistem akan langsung mencatat kehadiran ke dalam database. Ini membuka peluang bagi sekolah untuk memiliki rekam jejak kehadiran yang rapi, terdokumentasi dengan baik, dan dapat diakses kapan pun diperlukan.
Mahasiswa memulai dengan observasi dan wawancara terhadap kepala sekolah dan guru-guru di SMP PGRI 371. Dari sini ditemukan permasalahan mendasar: waktu absensi yang lama, kesalahan pencatatan, dan sulitnya pelaporan rekap kehadiran.
Sistem kemudian dirancang dengan model perancangan sistem UML, mencakup use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan ERD. Fitur utama sistem meliputi login pengguna (guru dan admin), scan QR Code, pengelolaan data siswa dan guru, pembuatan laporan kehadiran, serta halaman dashboard interaktif.
Selain fitur utama, sistem juga menyediakan fitur generate QR Code unik untuk setiap siswa dan guru. Proses scan dilakukan melalui kamera perangkat pengguna yang telah diberi izin akses. Hasil absensi langsung tersimpan ke database yang dapat ditampilkan dalam bentuk laporan harian, mingguan, maupun bulanan.
Dalam tahap pengujian, sistem diuji menggunakan data simulasi dan diterapkan pada kegiatan pembelajaran nyata di kelas. Hasilnya menunjukkan peningkatan efisiensi waktu dan akurasi data yang signifikan dibandingkan metode sebelumnya.
Dampak bagi sekolah sangat nyata. Guru tidak lagi perlu melakukan pemanggilan satu per satu untuk absensi. Semua terekam digital, terstruktur, dan dapat diakses oleh kepala sekolah untuk keperluan administrasi dan evaluasi siswa. Selain itu, dokumentasi kehadiran dapat digunakan dalam pelaporan ke Dinas Pendidikan atau sebagai bahan penilaian kedisiplinan siswa.
Bagi mahasiswa, proyek ini menjadi pengalaman berharga dalam penerapan ilmu di dunia nyata. Mereka tidak hanya belajar tentang pengembangan perangkat lunak, tetapi juga berinteraksi langsung dengan pengguna, menghadapi kendala lapangan, serta belajar manajemen proyek skala kecil.
Pihak sekolah mengharapkan agar sistem ini terus dikembangkan dan digunakan untuk jangka panjang. Beberapa fitur lanjutan yang diusulkan untuk pengembangan berikutnya adalah: – Integrasi notifikasi absensi ke orang tua melalui email atau WhatsApp – Akses laporan via mobile apps – Fitur rekap kehadiran otomatis bulanan – Sistem penjadwalan pelajaran dan integrasi dengan sistem nilai
Tim mahasiswa juga berkomitmen untuk terus memberikan dukungan teknis apabila sekolah membutuhkan pengembangan lanjutan atau perbaikan sistem.
Proyek kerja praktik ini menjadi contoh nyata kontribusi mahasiswa dalam menyelesaikan masalah riil di lingkungan pendidikan. Dengan pendekatan teknologi sederhana namun efektif, sistem absensi digital berbasis QR Code yang dikembangkan memberikan solusi modern atas tantangan manajemen kehadiran siswa.
Digitalisasi bukan lagi wacana, melainkan kebutuhan. Dan mahasiswa Universitas Pamulang telah membuktikan bahwa dengan bimbingan, kolaborasi, dan kemauan belajar tinggi, mereka mampu menghadirkan perubahan positif yang berdampak langsung bagi masyarakat. Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi sekolah, tapi juga menjadi bagian dari transformasi pendidikan menuju era digital.
