Jakarta – Pemanfaatan teknologi informasi semakin dibutuhkan untuk mendukung efisiensi operasional perusahaan, termasuk dalam pengelolaan inventaris gudang. Melihat kebutuhan tersebut, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Inventaris Gudang Berbasis Web pada PT Hydromart Utama Indonesia.
Pengembangan sistem ini dilakukan oleh Fransiskus Rianto Harsen, Akmal Tirta Wijaya, dan Raden Riky Ardian sebagai bagian dari kegiatan Kerja Praktik di PT Hydromart Utama Indonesia. Kegiatan tersebut dibimbing oleh Fariz Ilham, S.Kom., M.Kom., dengan pelaksanaan kerja praktik di perusahaan yang berlokasi di Rukan Sedayu Square, Blok H 1-2, Cengkareng, Jakarta Barat.
PT Hydromart Utama Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam penyediaan produk dan layanan pengolahan air (water treatment) untuk berbagai sektor industri di Indonesia. Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, perusahaan mengelola beragam produk dan komponen yang membutuhkan sistem inventaris yang terorganisasi agar ketersediaan barang dapat dipantau dengan baik.
Berawal dari Permasalahan Pengelolaan Inventaris
Berdasarkan hasil observasi, proses pengelolaan inventaris gudang sebelumnya masih menghadapi sejumlah kendala. Pencatatan barang masuk dan barang keluar dilakukan secara manual maupun menggunakan spreadsheet yang terpisah. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan, duplikasi data, kehilangan data, serta ketidaksesuaian antara stok fisik dengan data yang tercatat.
Permasalahan juga ditemukan dalam proses pencarian informasi stok. Karena data belum terintegrasi dalam satu sistem, karyawan membutuhkan waktu lebih lama untuk mengetahui jumlah stok, lokasi penyimpanan, maupun riwayat transaksi barang. Kondisi tersebut dapat menghambat pengambilan keputusan ketika perusahaan membutuhkan informasi persediaan secara cepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan maupun proyek yang sedang berjalan.
Selain itu, penyusunan laporan inventaris masih membutuhkan proses rekapitulasi secara manual. Proses tersebut tidak hanya memerlukan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan perhitungan dan ketidakakuratan informasi yang disampaikan kepada manajemen.
Hadirkan Sistem Inventaris Terintegrasi
Menjawab permasalahan tersebut, mahasiswa Universitas Pamulang merancang sistem informasi berbasis web yang mampu mengintegrasikan aktivitas pengelolaan inventaris dalam satu platform. Sistem dirancang untuk mendukung pencatatan barang masuk, barang keluar, pengelolaan stok, pencarian data inventaris, hingga pembuatan laporan secara otomatis dan real-time.
Sistem yang dikembangkan memiliki sejumlah fitur utama, antara lain pengelolaan data pengguna, data barang, kategori barang, supplier, transaksi barang masuk dan keluar, pengelolaan stok, serta pembuatan laporan inventaris. Sistem juga memiliki pembagian hak akses bagi administrator dan petugas gudang sehingga setiap pengguna dapat menjalankan fungsi sesuai kewenangannya.
Dari sisi teknologi, sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sementara itu, proses pengembangan menggunakan metode Waterfall yang terdiri dari tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, hingga pemeliharaan.
Tingkatkan Akurasi dan Efisiensi Pengelolaan Stok
Implementasi sistem memberikan sejumlah manfaat bagi proses pengelolaan inventaris. Data barang dapat dikelola secara lebih terpusat sehingga proses pencatatan dan pencarian informasi menjadi lebih mudah. Sistem juga memungkinkan monitoring persediaan dilakukan secara lebih cepat dan akurat.
Berdasarkan hasil penelitian, sistem yang dibangun mampu mengintegrasikan proses pengelolaan inventaris secara real-time. Penerapan sistem tersebut membantu mengurangi risiko kesalahan pencatatan, mempercepat proses pelaporan, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja pada bagian gudang PT Hydromart Utama Indonesia.
Pengembangan sistem ini juga menjadi bentuk penerapan ilmu yang diperoleh mahasiswa Teknik Informatika dalam menghadapi permasalahan nyata di dunia industri. Melalui proses observasi, wawancara, dan studi literatur, mahasiswa dapat memahami kebutuhan perusahaan sekaligus menerjemahkannya menjadi solusi berbasis teknologi informasi.
Dukung Transformasi Digital Perusahaan
Digitalisasi pengelolaan inventaris menjadi langkah penting bagi perusahaan yang memiliki beragam jenis barang dan aktivitas operasional yang terus berkembang. Dengan sistem yang terintegrasi, informasi mengenai persediaan dapat tersedia dengan lebih cepat sehingga membantu perusahaan dalam melakukan monitoring maupun mengambil keputusan terkait pengadaan dan distribusi barang.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Inventaris Gudang Berbasis Web di PT Hydromart Utama Indonesia menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat memberikan kontribusi langsung terhadap peningkatan proses bisnis. Sistem yang terkomputerisasi tidak hanya membantu mengurangi pekerjaan administratif, tetapi juga menciptakan pengelolaan data yang lebih terstruktur, akurat, dan mudah diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Ke depan, sistem tersebut masih dapat dikembangkan mengikuti kebutuhan perusahaan, baik melalui penambahan fitur, peningkatan keamanan, maupun integrasi dengan sistem lain. Dengan pengembangan berkelanjutan, sistem informasi inventaris diharapkan mampu menjadi salah satu fondasi dalam mendukung operasional gudang dan transformasi digital PT Hydromart Utama Indonesia.
