Penulis: Salma Falah dan Eko Budiarto
portalbersama.com – Perpustakaan tidak hanya berfungsi sebagai gudang pengetahuan, tetapi juga harus menjadi entitas yang adaptif dan efisien dalam mengelola data. Perpustakaan Universitas Pamulang telah menunjukkan pertumbuhan yang mengesankan, dengan peningkatan signifikan pada jumlah koleksi yang tersedia, jumlah pengguna yang mengakses fasilitas perpustakaan, dan aktivitas akademik yang berlangsung di dalamnya. Meskipun pertumbuhan ini merupakan pencapaian yang positif, namun seiring dengan itu, juga muncul tantangan baru yang perlu diatasi dalam hal mengelola volume data yang semakin besar dan kompleksitas tugas yang meningkat.
Untuk mengatasi kompleksitas ini, Perpustakaan Universitas Pamulang (UNPAM) telah mengambil langkah proaktif dengan menerapkan teknologi terkini, yang dapat memudahkan mahasiswa dan staf, khususnya Service Sinkronisas. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi bagaimana penerapan teknologi ini telah meningkatkan integrasi dan pemantauan data pada basis data terdistribusi Perpustakaan UNPAM.
1. Latar Belakang
Perpustakaan UNPAM, sebagai jantung pengetahuan di universitas, terus berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik bagi mahasiswa dan staf. Seiring dengan pertumbuhan koleksi dan kebutuhan akan informasi yang lebih cepat, keberlanjutan sistem manajemen data menjadi suatu keharusan.
Foto : https://perpustakaan.unpam.ac.id/perpustakaan-digital
Sebelumnya, Perpustakaan UNPAM telah mengadopsi Aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System) sebagai sistem manajemen perpustakaan berbasis web. Namun, dalam praktiknya, telah muncul masalah terkait proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku melalui aplikasi SLiMS. Masalah utama adalah keterbatasan dalam pemrosesan transaksi ini, di mana proses input data peminjam masih dilakukan secara manual oleh staf perpustakaan.
Pemrosesan transaksi secara manual telah mengakibatkan ketidakefisienan dalam sistem manajemen perpustakaan. Oleh karena itu, perlu dilakukan peningkatan dalam sistem agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Salah satu area yang memerlukan perhatian khusus adalah otomatisasi proses input data pada Aplikasi SLiMS dengan membuat aplikasi desktop untuk peminjaman dan pengembalian buku yang bisa dilakukan oleh mahasiswa sendiri (self service). Dengan menerapkan kemampuan otomatisasi ini, diharapkan bahwa proses peminjaman dan pengembalian buku akan menjadi lebih lancar, akurat, dan lebih hemat waktu.
Namun, dalam upaya mengembangkan sistem baru ini, muncul tantangan baru terkait integrasi data antara basis data yang telah ada di SLiMS dan basis data baru pada aplikasi desktop. Oleh karena itu, dalam rancangan sistem informasi perpustakaan baru, integrasi data antara kedua basis data harus dapat berjalan secara otomatis sehingga dibuatlah sebuah Servis Sinkronisasi. Keakuratan dan ketersediaan data secara real-time menjadi fokus utama dalam hal ini.
Dengan dibuatnya integrasi data antara basis data SLiMS dan basis data aplikasi desktop, PINTER merasa perlu untuk membuat aplikasi monitoring berbasis web yang dapat mengawasi dan melacak aktivitas data pada basis data terdistribusi secara waktu nyata. Ini akan memberikan kemampuan untuk mendapatkan informasi langsung tentang perubahan data yang terjadi serta kinerja sistem secara keseluruhan. Dengan pemantauan yang akurat, respon terhadap masalah atau perubahan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat.
2. Service Sinkronisasi: Solusi Inovatif untuk Integrasi Data
Service Sinkronisasi adalah solusi inovatif yang memungkinkan perpustakaan untuk menyatukan dan menyinkronkan data dari berbagai sumber. Dengan kata lain, perubahan data di SLiMS akan segera tercermin di basis data aplikasi desktop begitupun sebaliknya, yang dapat menciptakan lingkungan yang koheren dan terintegrasi.
3. Implementasi di Perpustakaan UNPAM
3.1 Tahap Implementasi
Tim PINTER (Pusat Inovasi dan Pengembangan Teknologi dan Informasi) UNPAM dengan cermat memilih Service Sinkronisasi yang sesuai dengan kebutuhan unik perpustakaan. Langkah-langkah implementasi dirancang untuk meminimalkan gangguan pada operasional sehari-hari dan memastikan keselarasan dengan basis data SLiMS yang sudah ada.
3.2 Hasil Implementasi
Integrasi yang Kokoh: Service sinkronisasi telah membawa integrasi yang kuat antara basis data aplikasi desktop dan sistem manajemen perpustakaan yang ada (SLiMS). Perpustakaan UNPAM sekarang memiliki keberlanjutan data yang konsisten dan akurat di seluruh platform.
Pemantauan Aktivitas yang Akurat: Sistem monitoring yang diimplementasikan memungkinkan staf perpustakaan untuk melacak aktivitas data secara real-time. Informasi tentang perubahan data dan kinerja sistem sekarang dapat diakses dengan cepat dan akurat.
Efisiensi Operasional Meningkat: Dengan service sinkronisasi, proses integrasi dan pemantauan data menjadi lebih efisien. Staf perpustakaan dapat melepaskan diri dari tugas-tugas repetitif dan lebih fokus pada pelayanan yang memerlukan keahlian manusiawi.
4. Manfaat yang Didapat
Keseragaman Data: Dengan service sinkronisasi, perpustakaan dapat mempertahankan keseragaman data di seluruh platform. Ini menghilangkan potensi kesalahan dan inkonsistensi yang dapat menghambat operasional perpustakaan.
Peningkatan Layanan: Integrasi yang baik dan pemantauan yang efektif telah membuka peluang untuk meningkatkan layanan perpustakaan. Pengguna sekarang dapat mengakses informasi terkini, melacak perubahan koleksi buku, dan menikmati pengalaman perpustakaan yang lebih efisien.
5. Kesimpulan dan Outlook
Penerapan service sinkronisasi di Perpustakaan UNPAM adalah langkah strategis dalam menciptakan lingkungan manajemen data yang adaptif dan efisien. Kesinambungan pengembangan teknologi ini akan memastikan bahwa perpustakaan terus berada di garis depan dalam memberikan layanan pengetahuan yang berkualitas.
Dengan teknologi sebagai sahabat setia, Perpustakaan UNPAM membuktikan bahwa inovasi dalam manajemen data adalah kunci untuk memenuhi tuntutan zaman dan memberikan layanan yang tak terbandingkan kepada komunitas akademiknya.
